Le istanze di adesione, dirette al Presidente della Repubblica e redatte su carta intestata del soggetto richiedente, sottoscritta dal legale rappresentante e/o dal responsabile dell’iniziativa dell’Ente, devono essere inviate con una delle seguenti modalità:
Le istanze devono contenere:
Eventuali variazioni del programma e dei contenuti dell’iniziativa devono essere comunicati tempestivamente dai promotori, nel rispetto dei tempi di istruttoria. Sarà compito dell’amministrazione ricevente valutare la rilevanza delle eventuali modifiche sull’istruttoria già avviata, nonché sulla decisione finale.
Al fine di rendere più agevole la formulazione delle istanze, è stato predisposto il modello che deve essere allegato alla formale lettera di richiesta di adesione presidenziale indirizzata a: Signor Presidente della Repubblica – Palazzo del Quirinale – 00187 Roma.
Qualora questi dati non siano desumibili dalla richiesta, l’Ufficio territoriale del Governo cui è stata inoltrata la richiesta o il Servizio competente del Segretariato Generale della Presidenza della Repubblica provvede a richiederne tempestivamente l’integrazione.
Salvo particolari casi, le istanze devono pervenire (sia che ciò avvenga attraverso gli Uffici Territoriali del Governo che attraverso l’interessato direttamente a questa sede) con un congruo anticipo e almeno tre mesi prima della data di svolgimento dell’iniziativa, ed essere accompagnate dalle informazioni e dai documenti utili a consentirne la valutazione, al fine dei necessari adempimenti istruttori.
In mancanza degli elementi sul contenuto dell’istanza o in caso di inosservanza dei tempi di presentazione non si potrà procedere alla prescritta istruttoria.
La decisione sulla forma adesiva è adottata dal Segretario Generale sulla base di una istruttoria, curata dal Servizio per le adesioni presidenziali, finalizzata a verificare la sussistenza dei requisiti necessari ai fini dell’accoglimento della richiesta, nonché il rilievo istituzionale, sociale e civile dell’iniziativa.
L’attività istruttoria e la determinazione finale portano alla definizione della tipologia di adesione presidenziale adeguata al profilo della manifestazione.
Della concessione di adesione presidenziale è data formale comunicazione ai richiedenti con telegramma, nel caso si tratti di Alto Patronato, o con lettera a firma del Capo del Servizio, nel caso si tratti di premi di rappresentanza.
In caso di mancato accoglimento dell’istanza, il Capo del Servizio, con propria lettera, provvede a darne comunicazione al richiedente.